Begin september was ik spreker op een conferentie over ‘information systems management’ in Evora (Portugal). Ik sprak over het belang van context voor het reconstrueren van het verleden. Die reconstructie is nodig om bewijs en verantwoording te kunnen afleggen. Het is nodig om te laten zien dat wetten, regels en procedures daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Compliance wordt dat genoemd.
Het was een populair onderwerp op die conferentie. Dat is niet vreemd, want veel informatiesystemen worden door organisaties gebruikt om compliance af te dwingen in bedrijfsprocessen. Denk aan SAP, PeopleSoft of zaaksystemen. Er waren presentaties over hoe bedrijfsprocessen met informatiesystemen kunnen worden ingericht en geconfigureerd om alle benodigde wet- en regelgeving uit te voeren, alle handelingen en activiteiten te besturen en, zo werd benadrukt, de ‘performance’ van het proces te verbeteren.
Informatiesystemen bepalen welke handelingen wanneer en op welke wijze moeten worden verricht. Organisaties gebruiken deze systemen om mensen te dwingen te werken zoals procedures vereisen en informatiesystemen zijn geconfigureerd. Dat vloeit voort uit een visie die organisaties ziet als ontwerp- en stuurbare machines. Die visie vindt mensen onbetrouwbaar. Ze maken immers fouten en doen wel eens iets wat organisaties niet willen.
In zijn inaugurele rede in 1998 introduceerde Eric Ketelaar het fenomeen ‘archivalisering’, de bewuste of onbewuste keuze om iets wel of niet te bewaren op basis van sociale, religieuze, culturele, politieke en economische invloeden. Hij stelde dat archivalisering bepaalde hoe archieven worden gevormd. Deze ‘software of the mind’ (naar de organisatiepsycholoog Geert Hofstede) reflecteert morele normen, vooroordelen en psychologische beperkingen, veroorzaakt door de omgeving. Organisaties en hun informatiesystemen wensen deze normen, vooroordelen en beperkingen te negeren om beter te kunnen controleren.
Recent onderzoek van Ciarán O’Kelly en Melvin Dubnick toont dat deze ‘software of the mind’ en de sociale relaties tussen mensen een veel belangrijkere rol spelen in organisaties dan gehoopt of verwacht. Mensen blijken systemen te laten voor wat ze zijn. Mensen bepalen in onderling overleg, met geven en nemen, wat er moet gebeuren, welke beslissing acceptabel is, welke informatie moet worden bewaard (en welke niet) en wat er in informatiesystemen moet worden ingegeven. Informatie wordt achteraf vastgelegd en een informeel genomen beslissing wordt achteraf geformaliseerd. De daadwerkelijke context is een totaal andere dan de vastgelegde context. Ik wees daarop in mijn voordracht in Evora.
Sociale relaties ontglippen aan bureaucratische controle en aan informatiesystemen. Er is nauwelijks aandacht voor die sociale dynamiek in organisaties en informatiesystemen, terwijl die van grote invloed is op informatiemanagement, archivering en compliance.
Ketelaar heeft gelijk. Archivalisering is veel belangrijker dan organisaties denken.
Voor de eerste keer gepubliceerd in: IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2016, nr. 7, p. 34.