Archieven – Bevlogen Bespiegelingen

Eind 2016 publiceerde Victoria Lemieux, associate professor aan de University of British Columbia in Vancouver, in het Records Management Journal een artikel over ‘trusted records’ en de rol van blockchain technologie. Dat artikel kwam op een moment dat de blockchain ‘hype’ werd.

Een blockchain is een database (een register, ‘ledger’) waarin meerdere, wereldwijd verspreide computers samenwerken om versleutelde blokken informatie (‘blocks’) op te slaan. Elk nieuw blok bevat via versleutelde coderingen (‘hashes’) ook de codering van het blok ervoor. Zo ontstaat een keten (’chain’) met volledige en onmuteerbare informatie. Bij de Bitcoin-toepassing (waarin de technologie voor het eerst gebruikt werd) is deze database publiek toegankelijk. De essentie van de technologie is dat informatie decentraal wordt bewaard, authentiek en integer is en niet kan worden gemuteerd. Ideaal voor bewijs en archivering, want de authenticiteit, integriteit en bereikbaarheid van de informatie worden gewaarborgd.
Lees verder “Blockchain Mania”

De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen omgaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de overheidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het probleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brandbrief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te ondoordacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet worden gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit zullen worden.

De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrijving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gesproken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen technisch probleem.

Lees verder “E-Depot”