Binnenlands Bestuur beschrijft de worsteling van gemeenten met floppy’s, tapes en cd-roms. ‘Oude’ informatie is moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en soms geheel ontoegankelijk.
Er zijn zoveel boeken, artikelen en nieuwsberichten verschenen over de wankele ‘duurzaamheid’ van digitale informatie dat het verwonderlijk is dat een tijdschrift zo’n bericht nog als nieuws kan presenteren. Al in februari 2014 publiceerde ik samen met een collega een opiniestuk in datzelfde Binnenlands Bestuur, waarin we reageerden op een rapportage van de Erfgoedinspectie over de falende digitale archivering binnen de ministeries. Wij sloten af met: ‘Onze rijksoverheid wordt niet dement – zij is het al.’ Er hebben de afgelopen jaren voldoende berichten de pers gehaald om die stelling ook te betrekken op de gemeentelijke overheid.
Het ‘geheugen’ wordt niet beter met digitale technologie. En het was al niet zo geweldig! Want ook in het analoge tijdperk was veel informatie moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en geheel ontoegankelijk. In talrijke projecten werden juist die argumenten gebruikt om het papier af te zweren en te digitaliseren. Naast de kosten uiteraard, want digitaal werken en archiveren is toch stukken goedkoper? Ook die idee is een illusie gebleken. Het moeizame en kostbare proces om digitale bewaarplaatsen (e-depots) tot stand te brengen is daarvan een uiting.
Terug naar de floppy’s, tapes en cd-roms. Is het erg als ze niet toegankelijk zijn?
Dat is afhankelijk van het moment waarop ze met data beschreven zijn. Hilbert en López constateerden in 2011 in Science dat in 2000 ongeveer 25% van de beschikbare data opgeslagen was in digitale vorm, terwijl dat in 2007 al gestegen was tot 94%. Als die floppy’s, tapes en cd-roms voor 2000 te dateren zijn, dan is hun ontoegankelijkheid niet zo problematisch. De meeste informatie van voor dat moment is grotendeels in papieren dossiers opgeborgen. Maar na 2000 worden papieren dossiers steeds dunner, zijn digitale data leidend en wordt het print-commando minder gebruikt. De toegankelijkheid van opslagmedia wordt dan essentieel om data te kunnen vinden.
Wat in veel organisaties ontbreekt is het bewustzijn dat er hard moet worden gewerkt om digitale data toegankelijk te houden. Hard- en software verouderen in razend tempo en als data niet worden gemigreerd of opgeslagen volgens open standaarden, dan is het ontoegankelijk worden daarvan slechts een kwestie van tijd. Digitaal archiveren (digitale informatie toegankelijk houden in de tijd) kost inspanning, moeite en geld.
Gelukkig kan er veel informatie worden ‘gered’.
Bij alle rampverhalen over het verloren gaan van digitale data blijkt uiteindelijk dat het grootste deel ervan kon worden gered. Gespecialiseerde bedrijven kunnen data van veel van die floppy’s, tapes en cd-roms opnieuw leesbaar maken, als die media tenminste niet te ernstig zijn beschadigd. Dat kost erg veel geld, waarschijnlijk meer dan digitale informatie goed archiveren.
Maar ook dat is geen nieuws.
Voor de eerste keer gepubliceerd in: IP. Vakblad voor Informatieprofessionals, 2016, nr. 5, p. 32.
Herdrukt in: W. Bronsgeest, M. Wesseling, E. de Vries, R. Maes, Informatieprofessional 3.0. Strategische vaardigheden die u connected houden (Amsterdam: Adfo Books, 2017), pp. 266-267.