De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen omgaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de overheidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het probleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brandbrief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te ondoordacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet worden gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit zullen worden.
De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrijving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gesproken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen technisch probleem.