E-Depot

De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen om­gaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de over­heidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het pro­bleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brand­brief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te on­door­dacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ont­staan na­gedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet wor­den gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocu­menteerde ooit zullen worden.

De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrij­ving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, perso­neel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archief­bescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gespro­ken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen tech­nisch pro­bleem.

“E-Depot” verder lezen

Nieuws?

Binnenlands Bestuur beschrijft de worsteling van gemeenten met floppy’s, tapes en cd-roms. ‘Oude’ informatie is moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en soms geheel ontoegankelijk.

Er zijn zoveel boeken, artikelen en nieuwsberichten verschenen over de wankele ‘duurzaamheid’ van digitale in­for­matie dat het verwonderlijk is dat een tijdschrift zo’n bericht nog als nieuws kan presenteren. Al in februari 2014 publiceerde ik samen met een collega een opiniestuk in datzelfde Binnenlands Bestuur, waarin we reageerden op een rapportage van de Erfgoedinspectie over de falende di­gitale archivering bin­nen de ministeries. Wij sloten af met: ‘Onze rijksoverheid wordt niet dement – zij is het al.’ Er hebben de afgelopen jaren voldoende berichten de pers gehaald om die stelling ook te betrekken op de gemeentelijke overheid.

“Nieuws?” verder lezen

Menselijk

Archivarissen en bibliothecarissen zijn vol van digitale duurzaamheid. Ze hebben het over een ‘Digital Dark Age’ en over de technologie die dat veroorzaakt en moet oplossen. De aandacht voor het voortbestaan van informatie is terecht, zeker voor wat betreft het dynamische Internet. Het web is immers voor het ‘nu’. Een gemiddelde webpagina verdwijnt volgens schattingen na 100 dagen.

Juist dat dynamische karakter van het web schept uitdagingen. Websites en –pagina’s kunnen onzichtbaar worden zonder dat ze door bijvoorbeeld de Wayback Machine zijn vastgelegd.
“Menselijk” verder lezen