E-Depot

De lezers van deze columns weten dat ik niet onder de indruk ben van de wijze waarop overheidsorganen om­gaan met informatie. Digitale archieven zijn bij een groot deel van de over­heidsorganen niet op orde. In 2014 toonde ICTU dat al aan. Bestuurders zien het pro­bleem. Begin 2015 verspreidde een aantal burgemeesters een brand­brief met de boodschap dat de overgang van papier naar digitaal te on­door­dacht is doorgevoerd. Ze schrijven dat ‘bij digitale informatie al bij het ont­staan na­gedacht te worden over de archivering’. Dat gebeurt bijna nergens. De schrijvers vinden dat de informatiehuishouding op orde moet wor­den gebracht, waarna een e-depot moet worden ingericht om te voorkomen dat de eerste decennia van deze eeuw de slechtst gedocu­menteerde ooit zullen worden.

De term e-depot wordt gebruikt in veel verschillende betekenissen. De formele omschrij­ving (uit de richtlijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ED3) stelt dat het gaat om ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, perso­neel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archief­bescheiden mogelijk maakt’. Die omschrijving wijst op een organisatie, die een digitaal archief beheerd. In de dagelijkse praktijk wordt niet over een organisatie gespro­ken, maar over een technische oplossing. Vreemd, want een e-depot is geen tech­nisch pro­bleem.

“E-Depot” verder lezen

Bananenrepubliek

De ambities zijn torenhoog. De beloften fabuleus. De realiteit dramatisch.

Dat is informatietechnologie binnen (semi-)overheidsorganisaties.

IT-treurnis alom.

In februari 2017 sprak het FD over het Kadaster, waar de toegangsbeveiliging niet op orde is, waar historische gegevens kunnen worden gewijzigd en waar gebruik gemaakt wordt van onveilige nauwelijks ondersteunde besturingssystemen. Zembla maakte melding van (opnieuw) problemen bij de Belastingdienst, waar de autorisatie dusdanig slecht is geregeld dat identiteitsfraude mogelijk is, toegang tot gegevens van belastingbetalers niet wordt gecontroleerd en waarbij persoonlijke gegevens (mogelijk) mee naar huis zijn genomen. Volgens een onderzoek van Women in Cybersecurity naar 97 ziekenhuizen bleek dat een groot deel ervan persoonsgegevens via de webformulieren op hun websites niet beveiligt. In maart bleek (volgens RTV Rijnmond) dat binnen de gemeente Rotterdam de beveiliging van persoonsgegevens tekortschiet, e-mailcorrespondentie eenvoudig kan worden ingezien en wachtwoorden zo ongeveer op straat liggen. Dat kan worden aangevuld met problemen in de gemeenten Amstelveen, Amsterdam, Kampen, Leiden en Zwolle. En als klap op de vuurpijl krijgt volgens het AD de Nationale Politie het ‘nieuwe’ archiefsysteem Documentum niet werkend, ondanks een investering van 51.000 manuren, 12,7 miljoen euro aan licentiekosten en onderhoud en 2,5 miljoen euro voor het in bedrijf houden van het ‘oude’ archiefsysteem.

“Bananenrepubliek” verder lezen

Filter

In 2011 publiceerde de internet activist Eli Pariser ‘The Filter Bubble: What the Internet is hiding from you’, een veelgeprezen, maar ook zeer bekritiseerd boek over de ‘informatiebubbel’. Pariser beweerde dat website-algoritmes, zoals die van Google, door middel van personalisatie selectief pro­beren te bepalen welke informatie gebruikers willen zien, waarbij ze weinig (of geen) informatie zien die eigen standpunten tegenspreekt. Het gevolg daarvan is isolatie van gebruikers in hun eigen culturele en ideologische luchtbel. In een artikel van december 2015 in Ethics and Information Technology stellen Engin Bozdag en Jeroen van de Hoven dat de ‘filter bubble’ daadwerkelijk een probleem is en dat algoritmes gemaakt om deze te bestrijden niet probleemloos werken. Een onderzoek van journalisten van het Eindhovens Dagblad begin januari van dit jaar gaf aan dat links-liberale journalisten en nieuwsmedia geen weet hebben van nieuwsinterpretaties die buiten hun eigen ideologische of politieke gedachtegoed worden geformuleerd. En omgekeerd. Maatschappelijk is zo’n informatiebubbel problematisch. Het leidt tot een nieuwe verzuiling.

“Filter” verder lezen

Robots

In september berichtte Metro over de vrees van jongeren dat ze hun baan gaan verliezen aan robots. Die vrees is niet onterecht. De invloed van robots en datagedreven automatisering is groot, zeker in fabrieken waar routinematige werkzaamheden aan een ‘lopende band’ al grotendeels gemechaniseerd plaatsvinden. De data analytics afdeling van het management adviesbureau Deloitte voorspelde onlangs dat de komende twintig jaar tussen de twee en drie miljoen banen gaan verdwijnen. Frey en Osborne schreven in 2013 in The Economist al dat de kans uiterst groot is dat hele beroepen binnen twintig jaar verdwijnen!

Routinematig werk wordt door machines overgenomen. Niet alleen laaggeschoold productiewerk, ook werk dat door MBO’ers, HBO’ers en academici wordt uitgevoerd. Analyseren van MRI scans en röntgenfoto’s bijvoorbeeld. Het nemen van beslissingen over vergunningen. Het kopen en verkopen van aandelen. Het beheren van archieven. Het bepalen en samenstellen van een dieet. Etcetera, etcetera.

“Robots” verder lezen

Archivalisering

Begin september was ik spreker op een conferentie over ‘information systems management’ in Evora (Portugal). Ik sprak over het belang van context voor het reconstrueren van het verleden. Die reconstructie is nodig om be­wijs en verantwoording te kunnen afleggen. Het is nodig om te laten zien dat wetten, regels en procedures daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Compliance wordt dat genoemd.

Het was een populair onderwerp op die conferentie. Dat is niet vreemd, want veel informatiesystemen worden door organisaties gebruikt om compliance af te dwingen in bedrijfsprocessen. Denk aan SAP, PeopleSoft of zaaksystemen. Er waren presentaties over hoe bedrijfspro­cessen met informatiesystemen kunnen worden ingericht en geconfigureerd om alle benodigde wet- en regelgeving uit te voeren, alle han­delin­gen en activiteiten te besturen en, zo werd benadrukt, de ‘performance’ van het pro­ces te verbeteren.

“Archivalisering” verder lezen

Amateurs

Begin maart verscheen het rapport van de enquêtecommissie van de Amsterdamse gemeenteraad naar de financiële wantoestanden in de stad. De gemeentefinanciën schieten structureel tekort, het college van Burgemeester en Wethouders deed niets en de gemeenteraad controleerde niet. Basistaken werden niet goed uitgevoerd. Het gemeentebestuur nam besluiten op basis van onjuiste informatie, greep niet in en volgde adviezen en aanbevelingen uit eerdere rapporten niet op. De gemeenteraad volgde liever hypes en vond financiën niet ‘sexy’. De gemeentesecretaris en de ambtelijke top faalden. Wethouders van Financiën wisten niet dat ze moesten besturen. De gemeentesecretaris wist ook niet welke rol te vervullen binnen het gemeentelijke apparaat.

“Amateurs” verder lezen

Integriteit

Het Centrum voor Ethiek en Gezondheid (CEG) publiceerde in januari Integriteit in zorgorganisaties. Hieruit blijkt dat in de praktijk van alle dag integriteit een moeilijk begrip is, gericht op gedrag en morele normen en waarden. Volgens het CEG bestaat integriteit uit vier componenten: betrouwbaarheid (handelen naar wat je zegt), deugdzaamheid (moreel het goede doen), authenticiteit (intrinsiek gemotiveerd zijn) en reflectie (je kritisch verhouden tot (de toepassing van) normen en regels). Integer handelen is moeilijk, ook omdat de publieke opinie er een beeld van heeft dat niet overeenkomt met de complexiteit ervan. Integriteit heeft te maken met persoonlijke overtuiging en ethiek, waardoor om ‘goed’ te doen ook regels aan de kant geschoven kunnen worden. Een medisch specialist laat bij een kwestie van leven en dood de ‘heilige’ protocollen voor wat ze zijn.

“Integriteit” verder lezen

We leven in een uitdagende tijd

We leven in een uitdagende tijd.

De hoeveelheid data neemt enorm toe. Organisaties worden bestookt met allerlei soorten informatie via een enorm aantal verschillende kanalen. Ze verzamelen zelf ook steeds meer data, over klanten en burgers. Vaak weten ze niet eens waarom, maar de mogelijkheden zijn er en het kan ‘misschien nog wel van pas komen’. Opslagservers, ‘on site’ of in de ‘cloud’, zijn dan ook erg in trek. Opslag is goedkoop, immers. Het is allang bekend dat dat niet zo is, maar struisvogels staan er ook om bekend hun kop in het zand te steken.

In de opslagprijzen per gigabyte zijn het gebruik en de terugvindbaarheid van data nooit meegenomen. Maar vanaf 2010 zijn de kosten daarvoor per jaar wereldwijd verdubbeld (tot €11 miljard, ongeveer)! Data behoren immers toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar en duurzaam te zijn. Ze worden toch ook opgeslagen om te worden gebruikt. Het information governance regime, nodig voor vertrouwelijkheid, privacy, compliance en erfgoed, vergt met de stijging van de hoeveelheid data meer investeringen in software.

“We leven in een uitdagende tijd” verder lezen

Toegankelijk

Volgens McKinsey besteedde iedere werknemer in 2013 gemiddeld 9½ uur per week aan het zoeken en verzamelen van informatie, ongeacht de informatietechnologie die wordt gebruikt. Op iedere vijf personeelsleden is er dus een die alleen bezig is met zoeken naar informatie! Het wijst op de grootste uitdaging van de ‘information age’: het toegankelijk houden van een steeds grotere hoeveelheid informatie.
Dat is ingewikkeld.
Vooral omdat toegankelijkheid moet worden gerealiseerd ongeacht vorm, plaats, taal, technologie, handicap of capaciteiten!
Vijf voorwaarden moeten worden ingevuld.

“Toegankelijk” verder lezen

Menselijk

Archivarissen en bibliothecarissen zijn vol van digitale duurzaamheid. Ze hebben het over een ‘Digital Dark Age’ en over de technologie die dat veroorzaakt en moet oplossen. De aandacht voor het voortbestaan van informatie is terecht, zeker voor wat betreft het dynamische Internet. Het web is immers voor het ‘nu’. Een gemiddelde webpagina verdwijnt volgens schattingen na 100 dagen.

Juist dat dynamische karakter van het web schept uitdagingen. Websites en –pagina’s kunnen onzichtbaar worden zonder dat ze door bijvoorbeeld de Wayback Machine zijn vastgelegd.
“Menselijk” verder lezen