Archivalisering

Begin september was ik spreker op een conferentie over ‘information systems management’ in Evora (Portugal). Ik sprak over het belang van context voor het reconstrueren van het verleden. Die reconstructie is nodig om be­wijs en verantwoording te kunnen afleggen. Het is nodig om te laten zien dat wetten, regels en procedures daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Compliance wordt dat genoemd.

Het was een populair onderwerp op die conferentie. Dat is niet vreemd, want veel informatiesystemen worden door organisaties gebruikt om compliance af te dwingen in bedrijfsprocessen. Denk aan SAP, PeopleSoft of zaaksystemen. Er waren presentaties over hoe bedrijfspro­cessen met informatiesystemen kunnen worden ingericht en geconfigureerd om alle benodigde wet- en regelgeving uit te voeren, alle han­delin­gen en activiteiten te besturen en, zo werd benadrukt, de ‘performance’ van het pro­ces te verbeteren.

“Archivalisering” verder lezen

Amateurs

Begin maart verscheen het rapport van de enquêtecommissie van de Amsterdamse gemeenteraad naar de financiële wantoestanden in de stad. De gemeentefinanciën schieten structureel tekort, het college van Burgemeester en Wethouders deed niets en de gemeenteraad controleerde niet. Basistaken werden niet goed uitgevoerd. Het gemeentebestuur nam besluiten op basis van onjuiste informatie, greep niet in en volgde adviezen en aanbevelingen uit eerdere rapporten niet op. De gemeenteraad volgde liever hypes en vond financiën niet ‘sexy’. De gemeentesecretaris en de ambtelijke top faalden. Wethouders van Financiën wisten niet dat ze moesten besturen. De gemeentesecretaris wist ook niet welke rol te vervullen binnen het gemeentelijke apparaat.

“Amateurs” verder lezen

Belangenverstrengeling, integriteitsverlies en crisis

In april 2010 besteedde ik aandacht aan een boek van Anna Bernasek over The economics of Integrity, waarin gesteld wordt dat het verlies aan integriteit (op, voeg ik er aan toe, vooral bestuurlijk vlak) grote economische consequenties heeft. De les die Bernasek in dit op bestuurders en managers gerichte boek wil overdragen is dat integriteit een enorme ROI (‘return on investment’) heeft. De belangstelling in Nederland voor dit boek is minimaal geweest, ten onrechte denk ik. Het legt namelijk een vinger op een wel erg zere plek in het bestuurlijke landschap. Het feit namelijk dat het handelen van vele bestuurders en managers niet meer zozeer gebaseerd is op ideologische, corporatieve of charitatieve motieven (zoals dat in de ‘verzuilde’ maatschappij tot ongeveer midden jaren negentig ‘usance’ was), maar op cynisme en eigenbelang, heeft er toe geleid dat integriteit (‘normen’ en ‘waarden’ ?) eigenlijk een vies woord geworden is. Het feit dat er in 2003 een Code Tabaksblat moest worden ingevoerd voor beursgenoteerde bedrijven met regels over hoe bedrijven en bestuurders zich dienden te gedragen, zegt al iets over verschuivende en eroderende morele normen. Dat we vandaag de dag nauwelijks nog iets horen over deze niet-verplichtende Code zegt ook voldoende. Het is namelijk niet zo dat deze Code zo vanzelfsprekend is dat ieder beursgenoteerd bedrijf de Code aantoonbaar hanteert. Morele normen en waarden, gericht op integriteit, worden eerder voor schaamteloos eigenbelang aan de kant geschoven. Kritiek daarop is niet iets dat bestuurders in dank aanvaarden. Jan Peter Balkenende kan daar over meepraten….

“Belangenverstrengeling, integriteitsverlies en crisis” verder lezen

Digital Archiving & Compliance

Het is een tijd stil geweest. Niet omdat er niets gebeurde (het aantal rampen dat op ons af dreigt te komen, wordt wel heel dik aangezet…), maar omdat ik met allerlei andere zaken druk was en er eigenlijk geen tijd was om eens goed voor deze blog te gaan zitten. En alhoewel er voldoende aanrakingspunten waren om weer eens in te gaan op onze ‘doe eens normaal, man’ bestuurlijke elite, vond ik dat toch niet voldoende reden om de pen uit de kast te halen. Mijn recente aanstelling als Lector Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam leidt mij er toe om dat wel te doen en op de relevantie daarvan hier wat dieper in te gaan.

Zoals vele van de lezers van deze blog weten, ben ik al jaren geïnteresseerd in de voortgaande digitalisering van de maatschappij en de effecten die dat heeft op organisaties en de mensen die deze organisaties vormen. Voor zover ik weet was ik midden jaren ’90 een van de eersten die er op wezen dat deze digitalisering grote gevolgen zou hebben op de bewijsplicht en op de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties. Het ‘compliance’-denken, dat toen al enige jaren in de bancaire en financiële sector ingang had gevonden, werd pas werkelijk omhelsd na de Enron-affaire en de Sarbanes-Oxley Act. Toen ook kwam het echt op de management-agenda te staan buiten de bancaire en financiële sector. Maar compliance werd vooral uitgelegd als het voldoen aan relevante wetten en regels en de daarop afgestemde inrichting van processystemen. Te weinig aandacht werd besteed aan het feit dat het niet alleen gaat om het voldoen aan wetten en regels, maar dat dat ook aantoonbaar moet zijn zolang dat direct of indirect door wet- en regelgeving wordt vereist. Dat feit was voor mij aanleiding om het organisatorische belang van (digitale) archivering voortdurend te benadrukken. Zonder archivering namelijk is het bijna ondoenlijk aan te tonen dat voldaan is aan wetten en regels en is het ook niet mogelijk om het verleden te reconstrueren om te bepalen hoe er in specifieke gevallen is gehandeld. Archivering en compliance zijn dan ook onlosmakelijk verbonden. Compliance-eisen als identiteit, integriteit, authenticiteit, autorisatie en onweerlegbaarheid worden in archivering gewaarborgd met juridische, organisatorische en technische maatregelen.

Ik heb die stelling vorig jaar nog eens herhaald in een conferentiepaper. Ik stelde in die paper dat er een aantal organisatorische mechanismen zijn die het mogelijk maken het verleden te reconstrueren om zodoende het tot stand komen van beleid, besluiten, producten, acties en transacties te kunnen onderzoeken. Die mechanismen definieerde ik als Enterprise Records Management, Organizational Memory en Records Auditing. Deze drie mechanismen realiseren de ‘records value chain’, de waardeke­ten die alle acti­vitei­ten behelst, die wor­den ver­richt aan of met archiefdocumenten en de daaraan gekoppelde metadata: cre­a­tie of ont­vangst, vastlegging, opslag, be­wer­king, dis­tributie, orde­ning, publicatie, ge­bruik, waar­de­ring, selectie, ver­nie­tiging of bewa­ring, be­veili­ging, toetsing en be­houd. De keten zorgt ervoor dat de kwaliteitskenmerken van archiefdocumenten ingevuld kunnen worden, waardoor het een reconstructie van het verleden mogelijk maakt en waardoor archiefdocumenten vertrouwd kunnen worden als betrouwbare bronnen van informatie.

“Digital Archiving & Compliance” verder lezen

De ‘kennis van nu’ als brevet van bestuurlijk onvermogen

Er is in ieder geval één geval geweest dit jaar, waarbij de uitspraak ‘met de kennis van nu’ terecht gebruikt is: in het geval namelijk van Ina Post, de bejaardenverzorgster die in 1987 wegens het doden van een bejaarde vrouw veroordeeld werd tot zes jaar cel en een deel van die straf ook heeft uitgezeten. In oktober van dit jaar werd ze voor datzelfde feit vrijgesproken door het gerechtshof in Den Bosch. Het bewijs ontbrak, haar bekentenissen waren ‘vals’, ze was in de war vanwege een posttraumatisch stresssyndroom. Excuses werden niet gemaakt. Het OM stelde dat ‘de zaak-Post geen gerechtelijke dwaling [is]’ en ‘Dit is een zaak van 23 jaar geleden waar met de kennis van nu naar is gekeken. We wisten destijds niet dat zij last had van een posttraumatisch stresssyndroom. Wat er verder fout is gegaan tijdens het politieonderzoek, was in die tijd volstrekt normaal’. Of dat zo is, weet ik niet. Ik weet in ieder geval wel dat ook toen grote twijfels bestonden over de veroordeling. Het posttraumatisch stresssyndroom was toentertijd echter niet bekend, nu wel. In die zin is ‘de kennis van nu’ dan ook terecht gebruikt.

Dat kan voor de rest van de dit jaar tot een hype verworden uitspraak niet worden gezegd. Er ging dit jaar geen week voorbij of ergens in bestuurlijk Nederland, zowel in publieke als in particuliere kringen, klonk die uitspraak om ook maar enige verantwoordelijkheid voor een bestuurlijke tegenslag naar het rijk der vergetelheid af te schuiven. Jan Peter Balkenende zette de trend in januari, toen hij toegaf dat Nederland de inval in Irak in 2003 niet had moeten steunen, aangezien er geen juridische grond was die die inval rechtvaardigde. Het rapport van de Commissie-Davids had de politieke steun van die inval onderzocht en was tot die conclusie gekomen. Maar, zo stelde Balkenende, ‘in het licht van deze ontwikkelingen en met de kennis van nu aanvaardt het kabinet dat voor een dergelijk optreden een adequater volkenrechtelijk mandaat nodig zou zijn geweest’. Inhoudelijk was dat gewoonweg niet waar. De ‘kennis van nu’ was niet wezenlijk anders dan de ‘kennis van toen’, toen de toenmalige regering besloot de inval te steunen. Balkenende had eigenlijk moeten toegeven dat het besluit niet juist was (of gebaseerd op niet te onderbouwen andere overwegingen, die toentertijd in het kabinet gespeeld hebben, maar nooit zijn geopenbaard). Met de uitspraak ‘met de kennis van nu’ was het mogelijk bestuurlijke verantwoording een ander karakter te geven en minder ernstig te doen zijn.

“De ‘kennis van nu’ als brevet van bestuurlijk onvermogen” verder lezen

De economische waarde van integriteit

Mijn vorige post over de falende bestuurlijke elite wees op het verlies aan integriteit, waarmee deze elite een belangrijke rol speelde in het ontstaan van de huidige crisis. Het verlies aan vertrouwen in de maatschappij in die bestuurlijke elite is een gevolg van dat verlies aan integriteit. Integriteitsverlies kan grote economische consequenties hebben. Want, zoals Anna Bernasek stelt in haar in januari van dit jaar verschenen boek The economics of Integrity, integriteit is van zeer grote economische waarde.

Als we, zo zegt ze,ignore the important ways that people cooperate to create wealth, we miss the most valuable source of wealth creation imaginable. Recognizing the true value of relationships, we can build stronger relationships and create and share greater wealth. It’s a powerful way to reinvigorate the economy’ (blz. 2). Haar boek is ‘a tool kit for creating integrity anywhere in the economy. When policy makers are thinking about changing health care, reforming the tax system, or improving the financial system, they can use these tools to systematically build value. I encourage readers to see that integrity unlocks enormous opportunities for wealth creation that we may not yet imagine’ (blz. 3). Om die stelling te onderschrijven is het wel nodig om de persoonlijke, morele benadering van integriteit achter ons te laten, of beter: op te doen gaan in een meer collectieve vorm van integriteit, een, wat ze noemt, ‘strategic view of integrity’ (blz. 12). Juist deze collectieve integriteit is ‘good economics’. “De economische waarde van integriteit” verder lezen

Het falen van de bestuurlijke elite

De crisis van nu is niet zo erg als in de jaren ’80. Er zijn immers minder werklozen dan toen, we hebben een minder grote staatsschuld, de inflatie is veel lager en de export blijft hoger. Er is echter wel een fundamenteel verschil: de besturende elite wereldwijd faalt als nooit tevoren en de vertrouwens­crisis als gevolg daarvan is enorm.

In het afgelopen decennium heeft iedere ‘systeem-organisatie’ in de samen­leving (in Ne­derland, maar ook wereldwijd) zichzelf het imago van corrupt, incompetent, amoreel, onbetrouw­baar en niet integer bezorgd. Denk aan:

  • het graaien in de top van het bedrijfsleven;
  • overmatige onkostenvergoedingen en ‘gouden handdrukken’ bij bestuurders van publieke en private instellingen;
  • duistere transacties in de vastgoedwereld met het doel beleggers een poot uit te draaien;
  • frauduleuze transacties door directeuren van woningcorporaties;
  • negeren van wettelijke regels door overheden;
  • het ontlopen van verantwoordelijkheid door kerkelijke leiders voor bekend misbruik van jongeren door religieuzen;
  • het doen van allerlei politieke beloften om die vervolgens te negeren;
  • wetenschappers, die door idealen en financieel gewin verblind, de waarheid van onder­zoeksresultaten geweld aan doen; en
  • het weglopen voor politieke verantwoordelijkheid als ‘slechte’ tijden aanbreken. “Het falen van de bestuurlijke elite” verder lezen

Politieke blunder: belanghebbende toezichthouder

Hoe je het wendt of keert, het voornaamste nieuwsfeit van de afgelopen twee weken is niet de gemeenteraadsverkiezingen en de volstrekt ongewenste (maar niet te vermijden) inbreng van de landelijke politici daarin. Het is de rapportage van onze belangrijkste toezichthouders van de financiële wereld, de DNB en de AFM, over de verantwoordelijkheden van Gerrit Zalm bij het DSB-debâcle. Die rapportages hadden onafhankelijke en niet te bestrijden conclusies moeten bevatten, maar door een knullige regie en uitvoering werd juist het tegendeel bereikt. Dat vervolgens de beoordelingen van de beide instanties uiteen lopen, maakt de situatie erg complex.

img-040310-262.onlineBildOp zich hoeft het niet problematisch te zijn dat twee toezichthouders met een verschillend oordeel komen; zij kijken immers met een andere bril naar dezelfde kwestie en kunnen op grond daarvan tot een ander oordeel komen. Dat de nu demissionaire minister De Jager vervolgens door de onafhankelijke staatsrechtgeleerde Michiel Scheltema de beide toetsingsrapporten laat beoordelen is nog tot daaraan toe, maar dat hij vervolgens zonder voorbehoud het rapport van de DNB onderschrijft en dat van de AFM als niet ter zake van tafel veegt, is ongekend. Hij vindt dat Zalm heeft gedaan wat hij kon, maar dat hij in de structuur van DSB tegenover Scheringa niet meer kon bereiken. Dat dit klinkt als een brevet van onvermogen, zal wel niet in de bedoeling gelegen hebben.

“Politieke blunder: belanghebbende toezichthouder” verder lezen

Lange termijnperspectief, verantwoordelijkheid en transparantie

De kredietcrisis heeft er ernstig in gehakt. Het onderzoek naar de oorzaken van de financiële crisis in Nederland toonde dat duidelijk aan. De commissie De Wit was door onbekendheid met het financiële systeem niet in staat helderheid te bereiken en liet het onderzoek als een nachtkaars uitgaan. De bankencrisis drukte de politiek met de neus op het feit dat financiële instellingen wel erg makkelijk vertrouwen op de belastingbetaler om bancaire problemen op te lossen. De politieke roep op meer en beter toezicht klinkt vaak.

Bert Scholtens is bijzonder hoogleraar Duurzaamheid en Financiële Instellingen aan de Rijksuniversiteit van Groningen. Hij heeft in een column in NRC Handelsblad, een duidelijk en helder stuk, daarop gereageerd. Scholtens klasseert die politieke roep als ondoordacht. De roep om toezicht mag dan begrijpelijk zijn, het kan nooit voorkomen dat mensen hun vertrouwen verliezen: banken nemen immers risico’s in het beheren van gelden om het mensen mogelijk te maken te betalen, te sparen en te lenen. Banken staan onder intensief toezicht, maar het toezicht wat er is, heeft gefaald. De zwakte van het toezicht zit in het feit dat de afgelopen decennia de eisen aan het eigen vermogen van de banken te soepel zijn geworden. Banken mochten van de toezichthouder steeds minder buffervermogen aanhouden, waardoor ze riskantere activiteiten konden ondernemen. Het afkalven van het aantal banken met een TripleA-ranking is daarvan een uiting. Een tweede tekortkoming is, dat het toezicht nooit kijkt naar de grootte, die de mogelijke verliezen zouden kunnen zijn, alleen naar de waarschijnlijkheid dat er iets gebeurt. De toezichthouder vereenzelvigt zich steeds meer met de sector, waarop het toezicht moet houden en wordt dus meer bankier dan toezichthouder.

“Lange termijnperspectief, verantwoordelijkheid en transparantie” verder lezen